Fundamentos de DSCC
Echando la vista atrás, imaginemos la gestión documental de las empresas de antaño cuando la información se plasmaba en papel. Entonces, la documentación de los asuntos se clasificaba en carpetas, y estas a su vez, las referidas a un mismo asunto, se colocaban en una o varias cajas archivadoras que se etiquetaban con el respectivo asunto para poder después localizarlas.
Si el asunto requería de cierta confidencialidad, la cajas se mantenían en armarios o espacios cerrados bajo llave a disposición sólo de las personas autorizadas que debían conocer o intervenir en el asunto.
Si el asunto era un proceso (workflow) en el que debían intervenir diferentes personas sucesivamente, el expediente o partes del mismo pasaban de unas manos a otras regresando al final a la misma caja de origen.
La gestión documental y workflow de DSCC es similar, pero con las ventajas de la tecnología actual.
En DSCC las cajas archivadoras son virtuales e inteligentes, por ello las llamamos "smartbox". Pueden contener tanto archivos como otro tipo de información, múltiples enlaces, atributos y permisos de acceso y modificación de grupos de usuarios, y todos los textos se indexan, todo lo cual facilita su localización posterior.
Realmente cada elemento "smartbox" es una pequeña aplicación que funciona cuando es instada desde el puesto de trabajo de un usuario.
Cada "smartbox" es creado por un usuario para incorporar la información sobre un nuevo asunto, un recurso de la empresa, etc. y compartirla o interactuar con otros. Para ello, dicho usuario selecciona una de las plantillas de "smartbox" que tiene a su disposición, y con ella abre el formulario correspondiente al tipo de "smartbox" que quiere crear. Sólo tiene que cumplimentarlo y grabar.
Los "smartbox" poseen múltiples funcionalidades e inteligencia y, además, pueden incorporar scripts de código para conseguir comportamientos automáticos, por ejemplo, pueden servir de formularios para ejecutar fases de un workflow.
Para facilitar la creación de nuevos "smartbox" por los usuarios se configuran PLANTILLAS, una para cada tipo de "smartbox" que necesita la empresa. Cada plantilla de "smartbox" se diseña para que incorpore sólo las funcionalidades y atributos que precisa, y sólo se pone a disposición de los usuarios que deban utilizarla, para los demás no existe.
Aunque en la versión estándar, 3 de los 5 tipos de elementos "smartbox", ya configurados con sus respectivas plantillas, tienen el sesgo de cajas archivadoras inteligentes, realmente las posibilidades de los "smartbox" de DSCC es mayor. Son muy versátiles y permiten otras configuraciones para interactuar, cuyo sesgo puede ya no ser el de un contenedor de archivos inteligente, sino el de constituir formularios de una aplicación de gestión o de ejecución de las fases de un workflow. Pero para ello hay que personalizar DSCC con especificaciones de lo que necesita la empresa.
En la versión estándar de DSCC se han configurado 5 tipos de plantillas para crear los correspondientes 5 tipos de "smartbox". Tres de ellos son básicamente para contener archivos, aunque diferenciados en sus funcionalidades, 1 para para contactos corporativos (clientes, proveedores,...) para contener información y enlaces con sus respectivos asuntos, y 1 para crear grupos de contactos y ser objeto de tratamiento común.
Para cada asunto se deberá crear un "smartbox" distinto con las funcionalidades y atributos que requiera (un número grande de ellos no importa ya que en las búsquedas se pueden combinar múltiples datos y atributos como filtros).
Los administradores pueden diseñar y adicionar otras plantillas de "smartbox". La flexibilidad hace posible la personalización de la aplicación. Así, se podrían configurar plantillas específicas para que cada "smartbox" contuviera la información sobre un recurso de la empresa (equipo, instalación, etc.) con las funcionalidades precisas a cada tipo, para que se mantuviera actualizada y estuviera a disposición de grupos de usuarios.
Para preservar la confidencialidad de la información, cada "smartbox" tiene uno o más responsables, que no son necesariamente quienes lo han creado. Dichos responsables administran quienes tienen LLAVE DE ACCESO al mismo, bien sólo para conocer su contenido o también para modificarlo. Para los usuarios que no tienen acceso al mismo el "smartbox" no existirá, es decir, cada usuario sólo verá aquellos "smartbox" que tiene a su disposición.
Esto no significa complejidad, ya que los "smartbox" son de tipo distinto según lo que requiera la información que deban contener y las actuaciones que deban realizarse con ellos en cada caso.
A DSCC se puede acceder por red local o por Internet, indistintamente, desde un PC con un programa cliente o mediante Web-browser, y desde dispositivos móviles, SMARTPHONES Y TABLETS Android o Apple.
La aplicación DSCC es sencilla de entender y de usar por los usuarios, y por ello también es FACIL DE IMPLANTAR en las empresas:
- Porque se puede personalizar y se pueden asignar entornos específicos a grupos de usuarios, según sus funciones y responsabilidades en la empresa, de manera que cada uno sólo puede ver, acceder y utilizar lo que necesita para su trabajo
- Porque los usuarios pueden interactuar entre sí a en los "smartbox" de DSCC utilizando las funciones: copiar y pegar, arrastrar y soltar, guardar, enviar notas, avisos asociados o no a emails, controlar actuaciones, recibir notificaciones programadas, etc.
Los "smartbox" permiten gestionar la confidencialidad de los asuntos y así poder cumplir la Ley Orgánica de Protección de datos (LOPD) hasta el máximo nivel inclusive.
Para ampliar la información sobre "smartboxes DSCC" se puede acudir, bien a la Ayuda general de la versión estándar, o en particular a Visión general de DSCC, o ¿Qué son elementos "smartbox" de DSCC?, o Tipos de elementos "smartbox" de DSCC, o bien a la "Guía de usuario" de la versión estándar que se descarga de la nube: